ثبتِ سریع با ویس
گاهی وقتِ پرکردنِ فرم را ندارید و فقط میخواهید گزارشِ روز را بگویید. برای همین «دستیارِ ثبت» ساخته شده: متن یا صدایتان را میفهمد، تشخیص میدهد به کدام فرم میخورد، و یک پیشنمایش میسازد تا پیش از هر ثبتی چشمتان اعداد را ببیند. این درس ثبت با ویس را نشان میدهد.
گامبهگام با ویس
از منوی «ثبتِ اطلاعات» واردِ دستیارِ ثبت شوید. یک کادرِ ورودی با «الگوی گزارشِ روز» میبینید.
دکمهٔ «ضبطِ صدا» را بزنید و گزارشِ روز را بگویید — مثلاً روشهای دریافت، هزینهٔ مصرفی و تعدادِ مراجعین. طبیعی و محاورهای حرف بزنید.
دکمهٔ «پایانِ ضبط» را بزنید. دستیار صدای شما را به متن تبدیل میکند و در بخشِ «آنچه فهمیدم» نشانتان میدهد.
برای هر فرمی که تشخیص داده، یک کارت میسازد. هر مقدار را میتوانید با آیکونِ مداد ویرایش کنید. اگر ستونی را در متن پیدا نکرده (مثلِ شیفت یا بیمهگر)، از شما میپرسد و حدس نمیزند.
وقتی اعداد درست بود، دکمهٔ «تأیید و ثبت» را بزنید. تازه اینجاست که داده ذخیره میشود.
دستیار در مرحلهٔ فهم و پیشنمایش هرگز چیزی در سیستم نمینویسد. تنها راهِ ثبت، کلیکِ صریحِ «تأیید و ثبت» است. اگر منصرف شدید، «انصراف» را بزنید و چیزی ثبت نمیشود.
نکاتی که خطا را کم میکنند
پیشفرضِ دستیار این است که مبلغها به تومان گفته میشوند. اگر واحدتان ریال است، همان اول بگویید «ریال». اشتباهِ واحد، عدد را ۱۰ برابر غلط میکند — پس در پیشنمایش، مقادیرِ «فرضشده» هایلایت میشوند تا چشمتان بگیرد.
فقط اجزا را بگویید (نقد، پوز، بیمه، …)؛ جمعِ کل را خودِ سیستم حساب میکند. گفتنِ جمع باعثِ دوبارهشماری میشود.
برای فرمهای روزانه، انتخابِ شیفت (صبح/عصر) اجباری است. اگر در گفتارتان نیامده باشد، دستیار پیش از ثبت آن را از شما میپرسد. بدونِ شیفت، دادهٔ شیفتِ دیگرِ همان روز ممکن است بازنویسی شود.
دستیارِ ثبت هر هشت فرمِ استانداردِ روزانه و ماهانه را میشناسد. برای واردکردنِ فایل (اکسل/PDF) بهجای گفتار، از منوی جداگانهٔ «ورود از فایل» استفاده کنید.
ادامه بدهدرسِ بعدی: بات و گزارشِ PDF