انبار — راهاندازی و کارِ روزانه
انبار جایی است که موجودیِ مواد و ملزوماتِ مطب را دقیق میدانید: چه چیزی چقدر مانده، چه چیزی رو به اتمام است، و چه کسی کِی چه مقداری برداشته. این درس راهاندازیِ اولیه و کارِ روزمره را گامبهگام نشان میدهد.
ساختار انبار — دو سطح، نه بیشتر
انبار در حسابراد دقیقاً دو سطح دارد:
- انبارِ اصلی — جایی که کالا نگهداری میشود.
- انبارک — زیرمجموعهٔ انبارِ اصلی، مثلِ «یونیت ۱»، «اتاق استریل»، «مصرفیِ روزانه».
انبارک نمیتواند خودش زیرمجموعه داشته باشد. این محدودیت عمدی است: با سطوحِ بیشتر، پاسخِ «موجودیِ انبارِ اصلی چقدر است؟» مبهم میشود و هیچکس نمیفهمد عدد چه چیزی را میشمارد.
از انبار ← انبار و دستهبندی، نام انبارِ اصلی را وارد کنید و گزینهٔ والد را روی «انبارِ اصلی (بدونِ والد)» بگذارید.
همانجا، اینبار در فهرستِ والد، انبارِ اصلی را انتخاب کنید. برای هر یونیت یا اتاق یک انبارک بسازید.
برای اقلامی که بهمحضِ رسیدن مصرف میشوند (دستکش، ماسک، گانِ یکبارمصرف) یک انبارکِ جدا بسازید و گزینهٔ «ورود = مصرف» را روشن کنید. آنوقت هر ورودی همان لحظه مصرفشده ثبت میشود و موجودیاش صفر میماند — ولی هر دو رویداد در دفترِ گردش دیده میشوند، پس تاریخچه کامل است.
این گزینه فقط روی انبارک فعال میشود، نه انبارِ اصلی.
دستهبندی — این یکی چندلایه است
برخلافِ انبار، دستهبندیِ کالا میتواند تا چهار سطح برود:
مواد مصرفی └ کامپوزیت └ کامپوزیت فلو
دستهبندی فقط برای گروهبندی و فیلترِ گزارش است؛ هیچ عددی رویش جمع نمیشود. برای همین آزادیِ بیشتری دارد.
کالا — نکتهٔ مهمِ واحدها
هر کالا دو واحد دارد که میتوانند فرق کنند:
| فیلد | توضیح | نمونه |
|---|---|---|
| واحدِ خرید | آنچه از فروشنده میخرید | بسته |
| واحدِ مصرف | آنچه در کار مصرف میشود | سرنگ |
| ضریبِ تبدیل | هر یک واحدِ خرید چند واحدِ مصرف است | ۴ |
با این تنظیم، وقتی ۳ بسته کامپوزیت وارد میکنید، سیستم ۱۲ سرنگ به موجودی اضافه میکند.
همهٔ موجودیها به واحدِ مصرف ذخیره میشوند. اگر بعد از ثبتِ چند ورود و خروج ضریب را عوض کنید، معنیِ همهٔ اعدادِ گذشته تغییر میکند — بیآنکه سیستم خطایی بدهد. برای همین پس از اولین گردش، ضریب قابلِ تغییر نیست. پیش از ثبتِ اولین ورودی، آن را با دقت تنظیم کنید.
نقطهٔ سفارش
برای هر کالا میتوانید «نقطهٔ سفارش» بگذارید. وقتی موجودی به آن عدد یا پایینتر برسد، کالا در فهرست با نشانِ کم دیده میشود و با فیلترِ «فقط نیازمندِ سفارش» جدا میشود.
کارِ روزانه — چهار نوع گردش
وقتی خرید میرسد. مقدار را به واحدِ خرید وارد کنید (مثلاً ۳ بسته)؛ سیستم خودش تبدیل میکند و پیش از ثبت، نتیجه را نشان میدهد.
وقتی کالا برداشته میشود. مقدار به واحدِ مصرف است (مثلاً ۲ سرنگ).
جابهجاییِ کالا بینِ دو انبار. جمعِ کلِ موجودیِ مطب تغییر نمیکند، فقط جایش عوض میشود.
پس از شمارشِ فیزیکی. عددی که واقعاً شمردید را وارد کنید، نه اختلاف را؛ سیستم خودش اختلاف را حساب و ثبت میکند.
اگر مصرف را دیر ثبت کنید، ممکن است موجودی منفی شود. سیستم جلویتان را نمیگیرد، ولی هشدارِ صریح میدهد و آن کالا با نشانِ قرمزِ منفی دیده میشود.
دلیلش ساده است: اگر سیستم سختگیری کند، کاربر ثبت را کلاً رها میکند و آنوقت هیچ دادهای نداریم — که بدتر از دادهٔ ناقص است. موجودیِ منفی را در انبارگردانیِ بعدی با «تعدیل» درست کنید.
شروع با موجودیِ فعلی
اگر همین حالا ۲۰۰ قلم در انبار دارید، لازم نیست تکتک وارد کنید. از ورود از فایل استفاده کنید: یک فایل با ستونهای نام، تعداد، قیمت و در صورتِ نیاز دسته و نقطهٔ سفارش بسازید.
سیستم اول پیشنمایش نشان میدهد (چند کالا ساخته میشود، چند تا از قبل هست، چند ردیف مشکل دارد) و تنها پس از تأییدِ شما مینویسد.
رابطهٔ انبار با هزینهها
هزینهٔ خریدِ مواد را مثلِ همیشه در هزینههای جاری یا هزینههای ثابت ثبت میکنید. گزارشِ انبار مستقل است و موجودی و مصرف را نشان میدهد — هیچ اتصالِ خودکاری بینشان نیست، پس خطرِ دوبار شمردنِ هزینه وجود ندارد.
این روش با دفترِ درآمد و هزینهٔ مطب (ماده ۹۵) همخوان است.
- انبارِ اصلی ساخته شد
- انبارکهای لازم اضافه شدند
- دستهبندیِ کالاها تعریف شد
- واحدِ خرید/مصرف و ضریبِ تبدیلِ هر کالا با دقت تنظیم شد
- نقطهٔ سفارشِ اقلامِ پرمصرف مشخص شد
- موجودیِ فعلی از فایل وارد شد