انبار — تاریخِ انقضا و سریها
بعضی از اقلامِ مطب تاریخِ انقضا دارند (کامپوزیت، ماده بیحسی، مواد قالبگیری) و بعضی ندارند (فرز، کرونِ SS، ابزار). این درس نشان میدهد چطور کاری کنید هیچوقت موادِ تاریخگذشته در انبار نماند — و مهمتر، هیچوقت ناخواسته مصرف نشود.
اول یک تنظیم: کدام کالا انقضا دارد؟
هنگامِ ساختِ کالا یک گزینهٔ ساده هست: «این کالا تاریخِ انقضا دارد». همین یک تیک همهچیز را تعیین میکند:
| حالت | هنگامِ ورود | هنگامِ مصرف |
|---|---|---|
| تیک خورده | تاریخِ انقضا اجباری است | از نزدیکترین انقضا برداشته میشود |
| تیک نخورده | تاریخ پرسیده نمیشود | مثلِ قبل، ساده |
اگر یادتان رفت تیک بزنید، بعداً میتوانید از ویرایشِ کالا اضافهاش کنید؛ ولی موجودیهای ثبتشدهٔ قبلی تاریخ ندارند و در فهرست «بدونِ انقضا» میمانند.
ورود: تاریخ را همانطور که روی بسته است وارد کنید
روی بستهٔ کالا تاریخ میلادی چاپ شده (2027-05-31 یا 05/2027). بازتایپِ آن به شمسی فقط خطا میسازد. پس همینجا میلادی وارد کنید و سیستم بلافاصله زیرش معادلِ شمسی را نشان میدهد تا مطمئن شوید درست وارد کردهاید.
در همهٔ بخشهای دیگرِ برنامه — بدونِ استثنا — تاریخ شمسی است.
از انبار ← ثبتِ گردش، حالتِ «ورود» و کالا را انتخاب کنید.
اگر کالا تاریخدار باشد، یک کادرِ زرد ظاهر میشود. تاریخ را از روی بسته بردارید.
اگر روی بسته شمارهٔ Batch یا Lot نوشته شده، واردش کنید. تنها موقعی به دردتان میخورد که تولیدکننده یک سریِ معیوب را فراخوان کند — آنوقت با یک نگاه میفهمید همان سری را دارید یا نه.
مصرف: سیستم خودش قدیمیترین را برمیدارد
وقتی مصرف ثبت میکنید، لازم نیست بگویید از کدام بسته. سیستم همیشه از نزدیکترین تاریخِ انقضا شروع میکند. این قاعده اسمِ فنی دارد: FEFO.
اگر مقدارِ خواستهشده از یک بسته بیشتر باشد، خودش بینِ چند بسته تقسیم میکند و در دفترِ گردش هم به تفکیک ثبت میشود — پس همیشه معلوم است چه مقدار از کدام سری مصرف شده.
سیستم جلویتان را نمیگیرد، ولی صریح هشدار میدهد که «از بچِ منقضی برداشت شد». دلیلِ نگرفتنِ جلو همان دلیلِ موجودیِ منفی است: اگر ثبت غیرممکن شود، کاربر ثبت را رها میکند و آنوقت هیچ دادهای نداریم. ولی این هشدار را جدی بگیرید.
صفحهٔ «انقضا و سریها»
از منوی انبار به این صفحه بروید. همهٔ بستههای موجود را به همان ترتیبی میبینید که سیستم برای مصرف برمیدارد. هر ردیف یک وضعیتِ رنگی دارد:
| وضعیت | یعنی | چه کنید |
|---|---|---|
| سالم | بیش از ۳۰ روز مانده | کاری لازم نیست |
| نزدیک | ۳۰ تا ۱۵ روز | در برنامهٔ مصرف اولویتش بدهید |
| هشدار | ۱۴ تا ۸ روز | حتماً این هفته مصرف شود |
| بحرانی | ۷ روز یا کمتر | همین حالا تعیینِ تکلیف |
| منقضی | تاریخ گذشته | از انبار خارج و با «تعدیل» کم کنید |
با تیکِ «فقط اقلامِ در آستانهٔ انقضا» بقیه پنهان میشوند و فهرستِ کارِ امروزتان میماند.
اعلانِ خودکار
هر روز صبح، سیستم اقلامی را که دقیقاً ۳۰، ۱۴ یا ۷ روز تا انقضایشان مانده در اعلانهای برنامه به مدیر و پزشک نشان میدهد.
اگر هر روز برای هر قلم اعلان میرفت، ظرفِ یک هفته همه اعلانها را بیاهمیت میدیدند و دقیقاً روزی که مهم بود هم نادیده گرفته میشد. سه یادآوری در سه مقطعِ معنادار — یک ماه برای برنامهریزی، دو هفته برای اقدام، یک هفته برای فوریت — کافی و قابلِاعتماد است.
روزِ انقضا اعلان ندارد، چون دیگر کاری از دستتان برنمیآید؛ آن قلم در فهرست قرمز دیده میشود.
کالای منقضی را چطور از انبار خارج کنم؟
از ثبتِ گردش ← تعدیل استفاده کنید: موجودیِ واقعی (بدونِ اقلامِ دورریخته) را وارد و در دلیل بنویسید «انقضا». اینطور هم موجودی درست میشود و هم در دفترِ گردش ردِ روشنی میماند که چقدر بهخاطرِ انقضا از دست رفته — عددی که در تصمیمِ خریدِ بعدی به کارتان میآید.
- کالاهای تاریخدار تیکِ «تاریخِ انقضا دارد» گرفتند
- در هر ورود، تاریخِ روی بسته وارد میشود
- شمارهٔ سری برای اقلامِ حساس ثبت میشود
- صفحهٔ «انقضا و سریها» هفتهای یکبار مرور میشود
- اقلامِ منقضی با «تعدیل» از موجودی خارج میشوند